SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN
ETAPA DE DISEÑO
En esta etapa se producen los
detalles que establecen la forma en que el sistema cumplirá con los
requerimientos identificados durante el análisis (CÓMO). Entre los elementos
que deben considerarse en el diseño están:
-
Flujos de datos
-
Almacenes de datos
-
Procesos
-
Procedimientos
-
Controles
-
Funciones del personal
-
Selección de hardware y software
-
Interfaces
-
Salidas
-
Entradas
-
Archivos
SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
Muchas veces, cuando un sistema de
información se encuentra bajo desarrollo, el sistema computacional sobre el que
se implementará ya se encuentra en la organización. En estos casos, todo el
esfuerzo de diseño se concentra en adaptar la aplicación a las características
del sistema de cómputo.
Sin embargo, cuando es necesario un
nuevo equipo computacional, la selección y adquisición del mismo introduce una
dimensión más en la actividad de diseño del nuevo sistema. La selección se
centra alrededor de los costos y de las características de procesamiento y
comunicaciones.
Aparecen aspectos similares cuando
se deben adquirir paquetes de software disponibles en el mercado. La selección
de software para computador necesita la evaluación de las características de
cada paquete, ya que debe cumplir con los requerimientos establecidos en la
etapa de análisis.
DISEÑO DE SALIDAS
Es la información que se entrega a
los usuarios a través del sistema de información. Algunos datos requieren
procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada. Otros
datos son guardados y considerados salida cuando se les recupera con poco o
nulo procesamiento.
Los usuarios dependen de las salidas
para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema
únicamente por sus salidas. Para lograr que las salidas sean útiles, debe
trabajarse estrechamente con los usuarios hasta que el resultado sea
satisfactorio.
Al diseñar una salida, deben
cumplirse algunos objetivos, que son:
-
Diseñar la salida
para que sirva al propósito deseado. Toda salida debe tener un propósito. No
deben generarse sólo porque es posible hacerlo. Si la salida no es funcional,
no debe ser creada, ya que hay costos de tiempo y materiales asociados con
todas las salidas del sistema.
-
Diseñar la salida
para que se ajuste al usuario. A veces es difícil personalizar la salida, y se
prefiere que una salida se ajuste a varios usuarios a la vez, aunque no sea la
que cada uno hubiera preferido.
-
Entrega de cantidad
adecuada de información. No siempre “más es mejor”. Parte del diseño es decidir
la cantidad de información que es correcta para los usuarios. La sobrecarga de información es un problema.
A veces es preferible diseñar varias salidas que una con toda la información.
-
La salida debe
encontrarse sonde se necesite. No interesa que una salida esté bien diseñada,
si no la ven los usuarios que la requieren.
-
Entregar la salida
a tiempo. Deben poderse tomar decisiones en base a las salidas, por lo que
deben llegar a tiempo donde se requieren. Hay que preocuparse de la
distribución. También debe definirse la periodicidad de las salidas. Cuáles se
generarán semanalmente, mensualmente, en forma diaria, etc.
-
Selección del
método de salida adecuado. Las salidas pueden tomar muchas formas, como
informes impresos en diferentes tipos y tamaños de papel, información
desplegada en diversos tipos de pantallas, audio, microformas, etc. Según el
tipo de salida, difieren los costos, flexibilidad, tiempo de vida,
distribución, almacenamiento, transportabilidad, posibilidad de recuperación,
En relación
a categorías de salidas, estas pueden
clasificarse en externas e internas.
Salidas
externas: salen de la organización. Por ejemplo los recibos de pago, cheques,
informes anuales a usuarios externos, etc. Algunas de éstas sirven de salida y
de entrada, por ejemplo al pagar un recibo de luz, éste se “escanea” y sirve como entrada.
Salidas
internas. Se mantienen dentro de la organización.
Las salidas
externas difieren en su apariencia en relación a las internas. Muchos
documentos externos llevan instrucciones para que sean utilizados en forma
adecuada. A veces se utilizan formularios pre impresos que contienen logotipos y
colores corporativos.
Para
facilitar la selección de la tecnología de salida, pueden responderse, entre
otras, las siguientes preguntas:
-
¿Quién usará o verá
la salida (necesita calidad)?
-
¿Cuántas personas
necesitan a salida?
-
¿Dónde se necesita
la salida?
-
¿Cuál es el
propósito de la salida?
-
¿Cuál es la
velocidad a la que se necesita la salida?
-
¿Con que frecuencia
se necesita?
-
¿Cuánto deberá
guardarse?
EL
ASCENDENTE DE LA SALIDA
Hay
tres formas principales en las cuales la presentación de una salida es
inadvertidamente tendenciosa:
- La forma en que es ordenada la
información
- Los límites aceptables
- La selección de gráficos.
- Generalmente los usuarios dan
mayor atención a la información que se presenta primero. Los ordenamientos
más comunes son alfabético, cronológico y por costo. Va a depender de cuál
es el objetivo de la salida para elegir un mejor ordenamiento.
- Muchos reportes se generan solo
cuando se cumplen ciertas condiciones. Hay cuatro problemas generales con
la asignación de límites que pueden dar ascendencia a la salida:
- Límite asignado muy bajo (Ej.
Atrasos en pagos de una semana)
- Límite asignado muy alto (Ej.
Atrasos de 6 meses)
- Rango demasiado estrecho
(Clientes entre 21 y 25 años)
- Rango demasiado alto(clientes
entre 18 y 90 años)
- Puede darse en el tamaño del
gráfico, su color, la escala y hasta el tipo.
DISEÑO DE
UNA SALIDA IMPRESA
-
Convenciones de
diseño (información constante, información variable, líneas de repetición.
-
Calidad de papel,
tipo y tamaño
-
Formas de salida
especiales (pre impresas).
-
Consideraciones de
diseño
o Atributos
funcionales (encabezado y/o título, número de página, fecha, títulos de
columnas, agrupamiento, cortes de control.)
o Atributos
estéticos. Los informes deben ser atractivos y fáciles de leer. Uso de espacios
en blanco, caracteres especiales
recuadros para destacar información, márgenes
DISEÑO DE ENTRADAS
Si
la calidad de la salida determina en algún aspecto la calidad del sistema, la
calidad de las entradas determina la calidad de las salidas.
Se
considera el diseño de dos tipos de entrada: las formas en papel (formularios)
y las pantallas, esto porque por lo general la información que se ingresa al
computador proviene de información registrada en papel. Por esto, el diseño de
ambos tipos de entrada deben ser coherentes.
En
relación al diseño de las entradas al computador (pantallas de ingreso),
existen algunos aspectos que deben considerarse, tales como:
-
Validación de las
entradas
-
Codificación
-
Otras
consideraciones para captura efectiva
VALIDACIÓN DE LAS ENTRADAS
Una buena validación permite la
detección de errores previo al procesamiento de la información. La validación
es una medida de cómo la consistencia y corrección de los datos se encuentran
dentro de límites preestablecidos. Alunas alternativas para validar entradas
son:
-
Evaluación de datos
faltantes
-
Evaluación de tipo
y longitud
-
Evaluación de rango
y racionalidad
-
Prueba de valores válidos
o no válidos
-
Prueba de
comparación con datos almacenados
-
Establecimiento de
códigos de autovalidación (dígitos verificadores)
CODIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
Corresponde al proceso de reexpresar
datos ambiguos o complicados en dígitos y/o letras que se capturen con
facilidad, evitando o disminuyendo errores en el ingreso. Permite capturar
mayor cantidad de datos a través de un solo código, lo que reduce el tiempo
requerido para digitación. Reduce además el espacio de almacenamiento y
memoria.
Los códigos deben contar con algún
propósito, y de acuerdo a estos propósitos existen algunos tipos especiales de
codificación. Algunos de los propósitos y sus codificaciones son:
-
Seguimiento de algo
o Códigos
secuenciales simples
-
Clasificación de la
información
o Códigos
de clasificación
o Códigos
de bloques secuenciales
-
Ocultar información
o Códigos
cifrados
-
Resaltar
información
o Códigos
mnemónicos
o Códigos
de subconjuntos de dígitos significativos
Algunas
reglas para codificar son las siguientes:
-
Códigos breves
-
Los códigos no
deben modificarse
-
Los códigos deben
ser únicos
-
Deben poderse
ordenar
-
Deben evitarse los
códigos confusos (letras o números que se confundan)
-
Deben prevenirse
futuras cambios en el sistema que afectará el código
-
Deben ser lo más
significativos posibles (a menos que se quiera ocultar información)
OTRAS CONSIDERACIONES PARA CAPTURA EFECTIVA
-
Dejar que el
computador haga todo lo que pueda
-
Utilizar una buena forma (formulario) de entrada
-
Elegir el método de
entrada correcto (tecnología de entrada)
RETROALIMENTACIÓN AL USUARIO
Cuando los usuarios interactúan con
el computador, deben saber si están haciendo o no lo correcto, y así saber cómo
progresa su trabajo. Esta necesidad debe
ser parte del diseño de sistemas, y debe hacerse correctamente ya que una
retroalimentación escasa o inoportuna carece de utilidad.
La retroalimentación puede ser
visual o auditiva, y es necesaria en situaciones como las siguientes:
-
Percatarse de la
aceptación de la entrada
-
Reconocer que la
entrada está correcta
-
Reconocer que la
entrada no está correcta
-
Explicar un retraso
en el proceso
-
Aviso de que el
proceso solicitado se efectuó por completo
-
Aviso de que el
proceso solicitado no se efectuó por completo
-
Oferta de ayuda en
línea
ETAPA DE CONSTRUCCIÓN
Esta etapa va a depender de la
decisión tomada en relación a si se va a desarrollar o se va a adquirir el
software. Si se desarrollará, en esta etapa se construyen todos los programas
computacionales y también se construyen los aspectos de desarrollo administrativo,
como por ejemplo enviar a imprenta los formularios a utilizar, autorización de
informes por el servicio de impuestos internos, entre otros.
ETAPA DE PRUEBA
En esta etapa el sistema se utiliza
de manera experimental para asegurarse de que el sistema funcionará de acuerdo
a lo que se espera. Cualquier falla o error debe detectarse en esta etapa,
anterior a la implementación. Se utilizan datos de prueba y se examinan los
resultados. Se debe:
-
Probar todas las
líneas de código computacional (los programas completos)
-
Hacer que el
usuario utilice el sistema (ya que a veces lo utilizan de maneras no previstas)
-
Asegurar de que se
simple con los requerimientos.
ETAPA DE IMPLEMENTACION
La conclusión de esta etapa debe ser
que el sistema quede funcionando correctamente. Para ello, en esta etapa debe
cumplirse con varios aspectos, entre otros:
-
Instalación de los
equipos computacionales, habilitación de programas relacionados
(comunicaciones, sistema operativo, etc.)
-
Llenado de archivos
maestros
-
Capacitación a los
usuarios
-
Entrega de manuales
-
Puesta en marcha
La
puesta en marcha del sistema puede efectuarse de diferentes formas, a saber:
-
Sistemas paralelos
-
Conversión directa
-
Enfoque piloto
-
Por etapas
SISTEMAS EN ACTIVIDAD
Las actividades que se desarrollan
durante la vida útil del sistema están fuertemente influidas por las
características que se definieron en su construcción, tanto que en algunos
casos estas actividades deberían haber sido consideradas explícitamente en su
diseño.
Estas actividades más importantes
son:
-
Administración
-
Protección
ADMINISTRACIÓN DEL SIA
El sistema debe ser administrado
tanto en su parte computacional como administrativa. Las actividades que
involucra son:
a) Operación
del sistema computacional. Conjunto de tareas que permiten el funcionamiento
del sistema. Participan digitadores, operadores, usuarios. Algunas de las
tareas que deben realizarse son:
1. Bitácora
de procesos (cumplir con las entregas)
2. Control
de funcionamiento correcto (por ejemplo cuadraturas)
3. Uso
de recursos. Deben minimizarse. Por ejemplo borrar archivos que están de más,
uso de papel y tinta de impresora, etc.
4. Reconstrucción
de archivos. (Por ejemplo recuperación de información).
b) Mantención
del sistema. La mantención regular del sistema consiste en dar respuesta a
requerimientos de cambios menores, como agregar nuevos informes a las salidas,
modificar alguna pantalla de ingreso; o bien cuando se detecta algún error de
procesamiento. También puede darse debido a transformación del medio, a lo que
hay que adaptar el sistema.
c) Optimización
del sistema. Corresponde a un reacondicionamiento completo del sistema Se puede
hacer cada 2 ó 3 años, con presupuesto considerado previamente. Por ejemplo
cambiar el sistema a un lenguaje más moderno, para mejorar su eficacia.
PROTECCIÓN DEL SIA
Con el paso del tiempo, este aspecto
se ha hecho cada vez más importante. Algunos temas que involucra la protección,
son:
a) Seguridad.
Concepto amplio que abarca desde la seguridad física de las instalaciones hasta
la protección de datos, evitando la alteración o destrucción de la información.
La
seguridad respecto a instalaciones físicas abarca aspectos como control de
acceso de personal o riesgos de incendio.
La
información puede perderse en forma accidental o deliberada. Las causas más
comunes son fallas en el hardware, cortes de energía eléctrica, virus.
b) Privacidad.
Aspecto particular de la seguridad en lo que se refiere a la protección de
datos y archivos contra acceso no autorizados, accidental o deliberadamente.
c) Integridad.
Este concepto se refiere a la calidad de la información almacenada, la que debe
ser siempre consistente.
d) Recuperación.
Conjunto de tareas destinadas a poner nuevamente en marcha un sistema que se ha
caído por fallas o errores.
e) Respaldo.
Copia de archivos, que deben mantenerse en otro lugar para ser ocupados en caso
de fallos.
Para proteger la información debe
hacerse un estudio preciso de todos los posibles riesgos, cuantificar cada uno
de ellos y estimar la posibilidad de ocurrencia en un cierto período. Esto,
para establecer el presupuesto para un plan de protección.
